Alătură-te celor peste 12.000 de SOLOprenori care nu mai fac drumuri la contabil
12.000 de antreprenori fără griji
Publicat in 20 aug. 2025 de
Ana Păun
9 min
|
56
Publicat in 20 aug. 2025 de Ana Păun | 9 min | 56
Veniturile PFA-ului tău sunt dependente de clienții pe care reușești să-i ai anual. Cheltuielile de protocol pot fi o resursă utilă care să te ajute să-ți consolidezi aceste relații profesionale.
Dar ce sunt exact aceste cheltuieli și cum pot fi deductibile? În acest articol, vom explora în detaliu ce înseamnă cheltuielile de protocol, importanța lor, modul în care pot fi deduse, exemple concrete și diferența față de cheltuielile sociale.
Vei descoperi cum să gestionezi aceste costuri pentru a-ți optimiza afacerea și a evita surprize neplăcute la controalele fiscale.
Cheltuielile de protocol reprezintă acele costuri pe care le faci pentru a-ți consolida relațiile profesionale cu clienții, partenerii sau furnizorii. Gândește-te la ele ca la o investiție care ajută PFA-ul tău să funcționeze mai bine.
Aceste cheltuieli de protocol pot include diverse activități: de la o masă organizată pentru a sărbători încheierea unui contract important, până la cadouri oferite partenerilor de afaceri cu ocazia sărbătorilor. Poate fi acea cină unde discuți despre un proiect viitor sau coșul cu produse locale pe care îl oferi unui client fidel, gesturi care arată apreciere.
În primul rând, ele te ajută să construiești încredere și să menții relații durabile cu cei cu care colaborezi. Un client mulțumit devine adesea cel mai bun ambasador al afacerii tale, răspândind vestea despre serviciile tale de calitate.
În al doilea rând, din punct de vedere fiscal, aceste cheltuieli de protocol pot fi parțial deductibile, ceea ce înseamnă că poți reduce din impozitul pe care îl plătești.
Însă, atenție: nu orice cheltuială poate fi considerată cheltuială de protocol. Diferența constă în scopul acesteia: cheltuielile de protocol vizează exclusiv relațiile cu terții (clienți, furnizori, parteneri), nu cu angajații proprii (dacă ai așa ceva). E important să reții asta pentru a nu avea surprize neplăcute la o eventuală verificare.
Acum că știi ce sunt cheltuielile de protocol, să vorbim despre aspectul care te interesează cel mai mult: când și în ce măsură sunt acestea deductibile.
Conform legislației fiscale românești, cheltuielile de protocol deductibile sunt limitate la o cotă de maximum 2% aplicată asupra unei baze de calcul specifice.
Baza de calcul pentru cheltuielile de protocol la un PFA se stabilește plecând de la venitul brut realizat, din care se scad toate celelalte cheltuieli deductibile (cu excepția burselor private și a cheltuielilor de protocol în sine). Asupra diferenței astfel obținute se aplică plafonul de 2 % prevăzut de art. 68 alin. (5) lit. b) din Codul fiscal.
În ceea ce privește documentele justificative, deși legea nu specifică documente standard obligatorii, este esențial să păstrezi o evidență detaliată. Recomandarea e să ai un raport justificativ care să includă lista participanților la evenimente, scopul întâlnirilor și rezultatele concrete obținute (contracte semnate, oferte transmise, colaborări inițiate). Acest raport trebuie să demonstreze legătura directă între cheltuielile de protocol și activitatea ta economică.
Nu uita să păstrezi toate facturile, bonurile fiscale și orice alte documente care atestă cheltuielile efectuate. Acestea vor fi necesare în cazul unui eventual control fiscal.
Acum că ai înțeles cum funcționează deductibilitatea și ce documente sunt necesare, să trecem la exemple concrete pentru a vedea cum se aplică aceste reguli în practică.
Pentru a înțelege mai aplicat, să analizăm câteva exemple concrete de cheltuieli de protocol și să vedem cum se face calculul practic.
Printre cele mai comune cheltuieli de protocol deductibile se numără:
Practic, orice activitate care are ca scop crearea sau menținerea unei relații de afaceri poate fi considerată cheltuială de protocol.
Presupune că ai încasat venituri brute de 120.000 lei și ai suportat alte cheltuieli deductibile (chirii, utilități, amortizări, cheltuieli auto deductibile etc.) de 40.000 lei, fără a include aici protocolul (nici CAS / CASS - acestea nu sunt luate în calcul în momentul calculării bazei plafonului).
Baza pentru plafon devine:
120.000 lei – 40.000 lei = 80.000 lei
Limita maximă deductibilă este:
80.000 lei × 2 % = 1.600 lei
Să luăm un exemplu de calcul cheltuieli protocol deductibile pentru a clarifica situația.
Astfel, dacă pe parcursul anului ai cheltuit 3.000 lei pe mese de afaceri și cadouri pentru parteneri, ANAF îți va recunoaște drept deductibile doar 1.600 lei, iar diferența de 1.400 lei rămâne cheltuială de protocol nedeductibilă. Practic, ai un „buget fiscal” de protocol; tot ce depășește acest plafon nu mai reduce baza de impozitare.
Un aspect important de reținut este că în acest calcul al deductibilității pentru cheltuieli protocol se include și valoarea TVA-ului. Este important să înțelegi că plafonul limitat nu înseamnă că nu merită să faci aceste cheltuieli. Beneficiile pe termen lung ale relațiilor solide cu clienții și partenerii pot depăși cu mult costurile nedeductibile. Gândește-te la ele ca la o investiție în dezvoltarea afacerii tale, chiar dacă nu poți recupera toți banii imediat.
Toate activitățile de socializare pe care le organizezi în scop profesional vor intra în categoria cheltuielilor de protocol, indiferent dacă este vorba de o masă cu un client sau de un cadou oferit unui partener de afaceri.
Clasificarea greșită a cheltuielilor poate duce la respingerea deductibilitatii acestora și la aplicarea de penalități.
Gestionarea cheltuielilor de protocol este esențială dacă îți dorești ca PFA-ul să-și maximizeze beneficiile fiscale și să construiască relații solide cu partenerii.
În contextul fiscal actual, este important să fii la curent cu ultimele modificări legislative, cum ar fi cele referitoare la taxele PFA în 2025, pentru a te asigura că respecți toate cerințele legale.
Dacă vrei să știi mai multe despre cheltuielile pe care poți sau nu să le treci pe PFA-ul tău, află ce cheltuieli sunt deductibile pentru PFA-uri în funcție de activitatea ta sau parcurge acest articol detaliat care explică și cheltuielile nedeductibile.
Fie că ai deja un PFA sau te gândești să înființezi unul, SOLO este o soluție care vine în întâmpinarea celor care vor ca lucrurile să fie simple și funcționale.
De la servicii de contabilitate online pentru PFA până la înființare gratuită, facturare prin e-factura, și depunerea declarațiilor, SOLO te ajută în tot acest proces și se asigură că totul se întâmplă corect.
