Care sunt cheltuielile deductibile pentru un PFA?

Cine poate înregistra cheltuieli?

Deoarece pentru PFA-urile la normă de venit, taxele se raportează la norma stabilită prin lege și nu la venitul net, înregistrarea cheltuielilor nu influențează cu nimic cuantumul taxelor plătite. 

Pe de altă parte, PFA-urile în sistem real plătesc taxe în funcție de venitul net, adică venit brut minus cheltuieli. Asta înseamnă că pentru acest tip de PFA, înregistrarea cheltuielilor impactează valoarea venitului net, reducând taxele pe care trebuie să le plătești.

Ce înseamnă cheltuieli deductibile și amortizarea lor?

Conform legii, cheltuielile deductibile sunt acele cheltuieli care sunt realizate în scopul desfășurării activității PFA-ului. Altfel spus, aceleași produse pot fi înregistrate ca fiind deductibile de unele PFA-uri și de altele nu, în funcție de obiectul de activitate. 
Spre exemplu, produsele cosmetice pot fi deductibile pentru un hair stylist, dar nu pot fi deduse de un curier. Uniformele pot fi deduse de un medic, dar nu pot fi deduse de un specialist în marketing. 

Pentru a înregistra o cheltuială deductibilă este nevoie de un document justificativ. Acesta poate fi: 

• factura emisă pe numele PFA-ului însoțită de o chitanță/ordin de plată/ extras de cont
• bonul fiscal având înregistrat CUI-ul PFA-ului

În cazul în care cheltuiala pe care vrei să o deduci este mai mare de 100 de Euro (calculat la cursul de schimb BNR din ziua respectivă), este necesară factură emisă pe numele PFA-ului pentru a putea fi justificată în contabilitate, deoarece bonul fiscal nu este suficient. 

Un alt aspect important în ceea ce privește cheltuielile deductibile este amortizarea. 

Amortizarea reprezintă fracționarea cheltuielilor făcute pentru achiziția bunurilor care valorează mai mult de 2.500 de lei și care au o durată medie de funcționare mai mare de un an.

De exemplu, dacă îți cumperi un laptop de 3000 de lei, se vor deduce cate 1.500 de lei pe an, timp de 2 de ani.

Care cheltuieli sunt deductibile?

Cele mai comune exemple de cheltuieli integral deductibile sunt: 

• Publicitate: reclamele Google/Facebook/TikTok, anunțuri în presă precum și costurile de realizare și producție a materialelor
• Pregătire profesională: cărți de specialitate, cursuri de pregătire profesională, cheltuieli aferente participării la evenimente profesionale (conferințe, congrese, etc.)
• Servicii: contabilitate, marketing, studii de piață, consultantă, etc.
• Telecom: abonament telefon (trebuie să fie înregistrat pe numele PFA-ului)
• Consumabile: pixuri, agende, hărtie, etc. 
• Electronice: laptop, tabletă, telefon, periferice (mouse, tastaturi, încărcătoare)
• Transport și cazare: cheltuielile de transport și cazare pentru deplasările în interesul desfășurării activității.
• Asigurări profesionale și contribuții sociale: asigurările de bunuri (asigurarea pentru telefon), asigurările de răspunere profesională (malpraxis) și contribuțiile la sistemul public de pensii.
• Altele: comisioane bancare, teste Covid, cheltuieli poștale, etc.

Chiria sau costurile de administrare și amenajare ale sediului sunt deductibile numai în cazul în care PFA-ul are un sediu cu activitate sau are un punct de lucru declarat. 

Ce sunt cheltuielile parțial deductibile?

Cheltuielile parțial deductibile pot fi înregistrate în contabilitate în limitele impuse de lege. Ca și în cazul cheltuielilor deductibile este nevoie de un document justificativ (factură sau bon) pentru a fi valide. 

Cele mai comune cheltuieli cu deductibilitate limitată sunt:

• Contribuțiile la fondurile de pensii facultative în limita a 400 de euro anual
• Primele de asigurări de sănătate (sau abonamente de servicii medicale) în limita a 400 de euro pe an
• Cotizații la asociații profesionale în limita a 4.000 de euro anual
• Contribuții profesionale obligatorii în limita a 5% din venitul realizat (de exemplu, contribuția avocaților la Barou)
• Protocol (mese la restaurant cu clienții sau partenerii) în limita a 2% din diferența dintre încasări și celelalte cheltuieli deductibile
• Sponsorizări în limita a 5% din diferența dintre încasări și celelalte cheltuieli deductibile.

Un PFA poate deduce cheltuielile auto dacă mașina aparține PFA-ului sau dacă a fost încheiat un contract de comodat. Aceste cheltuieli auto sunt deductibile în limita a 50% din valoarea lor, dacă automobilul nu este folosit exclusiv în scopul desfășurării activității PFA-ului. 

Cheltuielile auto includ: combustibilul, asigurările, reparațiile, taxele de drum, curățenie, etc. 

Ce sunt cheltuielile nedeductibile?

Cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care nu sunt efectuate în scopul desfășurării activității PFA-ului. Se încadrează ca fiind nedeductibile cheltuielile de transport și cazare pentru vacanțe, cheltuielile cu haine sau cumparăturile pentru familie de la supermarket. Acestea nu sunt deductibile și nu trebuie înregistrate în contabilitatea unui PFA.

Ce se întâmplă când înregistrez greșit cheltuielile deductibile?

Când o cheltuială nedeductibilă este înregistrată ca fiind deductibilă și se reduce impozitul pe venit, la un eventual control, autoritățile vor recalcula impozitul și vor aplica dobânzi și penalități. În plus, PFA-urile pot primi și o amendă.