Alătură-te celor peste 12.000 de SOLOprenori care nu mai fac drumuri la contabil
12.000 de antreprenori fără griji
Publicat in 01 aug. 2025 de
Ana Păun
9 min
|
110
Publicat in 01 aug. 2025 de Ana Păun | 9 min | 110
Dacă ți-ai înființat un PFA în domeniul IT și vrei să reduci o parte din taxe într-un mod justificat, atunci ar fi util să știi exact ce cheltuieli poți deduce. Impozitul pe venit și taxele unui PFA se calculează raportat la suma pe care o obții după ce scazi din venitul tău anual brut cheltuielile deductibile.
Un efect pozitiv este legat de optimizare fiscală a PFA-ului, iar în 2025 ai diverse oportunități de deducere a cheltuielilor.
Acest ghid îți arată tot ce trebuie să știi despre aceste cheltuieli, de la achiziționarea de echipamente și software prin PFA, până la acte și greșeli de evitat, ca să-ți maximizezi economiile și să investești inteligent în activitatea ta.
Cheltuielile deductibile pentru PFA în IT sunt costurile pe care le scazi din venitul brut ca să plătești impozit pe o sumă mai mică. Pe scurt, sunt investițiile și costurile de care ai nevoie ca să-ți poți desfășura activitatea ca profesionist IT: de la laptop, la internet mobil și cursuri de specializare, în final cu scopul de a genera venit.
Ca o cheltuială să fie deductibilă, o poți filtra în baza a trei condiții:
Riscul aici (când nu e trecută corect) este ca aceste deduceri sa fie respinse la un eventual control și din păcate chiar să primești amendă.
Cheltuielile deductibile devin importante pentru un PFA în IT mai ales in contextul schimbărilor. Constant apar noi tehnologii, dar și echipamentele se pot uza rapid. Acum că știi ce sunt cheltuielile deductibile, hai să vedem și ce tipuri de cheltuieli poți deduce.
Notă: Doar PFA-urile în sistem real pot înregistra cheltuieli, nu și cele la normă de venit. Dacă vrei să înțelegi mai bine diferențele, poți citi și despre PFA în sistem real vs. PFA la normă de venit.
1. Cheltuieli deductibile integral pentru PFA în sistem real în IT
Cheltuielile deductibile integral sunt costurile direct legate de munca ta în IT. Aici intră laptopuri, monitoare, tastaturi și mouse-uri, software, licențe, abonamente la platforme de dezvoltare și servicii de hosting. Poți deduce și cheltuielile cu telefonul mobil.
Alte exemple sunt și costurile de formare profesională: cursuri online, certificări, conferințe și workshop-uri. Ca parte din rutina ta ar fi să păstrezi toate facturile și documentele justificative pentru aceste cheltuieli.
Notă: Dacă ai domiciliul setat ca punct de lucru, poți deduce și alte cheltuieli cum ar fi chiria, utilitățile, abonamentul la internetul fix. Dar asta doar dacă închei un contract separat pentru utilități pe numele PFA-ului sau delimitezi clar suprafața folosită. Acest lucru va duce la creșterea impozitului pe locuință.
Iată printre cele mai comune cheltuieli deductibile pentru un PFA în IT:
2. Cheltuieli parțial deductibile pentru programatori cu PFA
Cheltuielile parțial deductibile includ contribuțiile la fondurile de pensii facultative (până la 400 euro pe an), asigurările de sănătate (tot până la 400 euro pe an), și cheltuielile de protocol cu clienții (2% din ce rămâne după ce scazi celelalte cheltuieli deductibile din venit).
În această categorie se incadrează și situația cănd folosești mașina personală pentru PFA. Cheltuielile auto se vor deduce 50% în baza unui contract de comodat auto.
Notă: Dacă închiriezi un autovehicul exclusiv pentru a-ți desfășura activitatea (de exemplu, când ești plecat într-un alt oraș pentru a te vedea cu un client), aceasta este considerată o cheltuială integral deductibilă.
3. Cheltuieli nedeductibile
Costurile personale care n-au legătură cu munca ta, cheltuielile de vacanță, cumpărăturile pentru familie, toate acestea nu se pot deduce. Orice este în afara activității tale profesionale devine cheltuială nedeductibilă.
Nici amenzile, penalitățile și dobânzile de întârziere nu sunt deductibile.
Pentru a întelege cum poți amortiza instrumentele de lucru ale PFA-ului tău vom defini prima dată mijloacele fixe. Acestea reprezintă acele active pe care le folosești în activitatea ta de PFA pentru o perioadă lungă, de obicei mai mare de un an. Nu sunt obiecte pe care le cumperi ca să le vinzi repede, ci îți aduc venituri pe termen lung.
Când vine vorba de amortizarea lor, acestea se calculează în diferite moduri. De exemplu, un echipament care costă mai mult de 2.500 lei, nu poate fi scăzut integral dintr-o singură dată. Este considerat mijloc fix și trebuie să-l amortizezi, adică să împarți suma la durata lui de viață.
Cum stabilești daca un activ e mijloc fix?
Ca un activ să fie considerat mijloc fix trebuiă să bifeze câteva criterii.
a) În primul rând, trebuie să-l deții și să-l folosești ca să produci, să livrezi bunuri sau să prestezi servicii, să-l închiriezi sau să-l folosești în scopuri administrative.
b) Valoarea lui fiscală trebuie să depășească o anumită limită stabilită de Guvern – din 2013, e vorba de 2.500 de lei.
De exemplu, un laptop de 8.000 lei se amortizează in aproximativ 3-4 ani. Asta înseamnă că poți deduce cam 2.000-2.600 lei pe an.
Ca să poți deduce cheltuielile ai nevoie de documente și anume dovada că acele cheltuieli pe care le-ai făcut sunt legate de activitatea ta.
De principiu, foarte util este să păstreazi facturile pe numele PFA-ului, bonurile fiscale pentru cheltuieli mici, chitanțele, contractele pentru servicii și ordinele de plată. Dacă ai cheltuieli cu mașina, trebuie ca între tine și PFA să existe semnat un contract de comodat sau ca mașina să fie pe numele PFA-ului.
De reținut: Din 1 iulie 2024, e obligatoriu sistemul e-Factura pentru multe tranzacții. Așa că trebuie să primești factura în sistem electronic pentru orice cheltuială mai mare de 100 de Euro (calculat la cursul de schimb BNR din ziua respectivă).
Deși CAS și CASS sunt cheltuieli deductibile la PFA, nu toată lumea stie această informație. În perioada 2018-2023, CASS (adică contribuția la sănătate), nu a fost deductibilă. Din 2024, însă, ea a redevenit o cheltuială integral deductibilă, dar pentru care nu ai nevoie de niciun document justificativ, ele se scad automat la plata taxelor tale.
O altă greșelă este aceea de a include cheltuielile personale printre cele deductibile.
De asemenea, pentru a fi tu liniștit în cazul unui control, verifică să ai toate informațiile trecute pe facturile tale, bonurile să conțina CUI-ul PFA-ului și să ai foile de parcurs în cazul în care vrei să deduci 100% cheltuielile cu combustibilul.
Să gestionezi cheltuielile deductibile poate părea uneori complicat, mai ales când ai multe proiecte sau când ești mereu în căutare de noi clienți. SOLO te ajută cu asta, simplificând procesele contabile și permițându-ți să urmărești cheltuielile și taxele pe care le ai de plătit.
SOLO este integrat cu sistemul e-Factura și procesează documentele că să nu mai pierzi timpul cu ele. Astfel, bonurile nu se pierd: le fotografiezi și rămân salvate în contul tău.
1. Pot deduce cheltuielile de formare profesională dacă particip la cursuri externe sau la traininguri în afacerea mea?
Da, cheltuielile pentru cursuri externe, certificări și workshopuri legate de activitatea ta sunt deductibile, atâta timp cât sunt documentate corespunzător. Cursurile trebuie să fie relevante pentru activitatea desfășurată și să contribuie la dezvoltarea profesională în domeniul IT.
2. Dacă am un parteneriat de afaceri cu o altă persoană fizică autorizată (PFA), cum se gestionează cheltuielile comune?
Cheltuielile comune pot fi deduse numai în măsura în care sunt efectiv utilizate pentru activitățile tale economice. Este esențial să ai documente justificative care să arate că acele cheltuieli sunt legate de activitatea ta și nu de altă activitate personală. În caz de colaborare între PFA-uri, trebuie să existe un acord clar între părți referitor la alocarea cheltuielilor.
3. Cum pot deduce cheltuielile pentru spațiul închiriat, dacă am un punct de lucru acasă?
Dacă locuința ta este folosită și ca punct de lucru, poți deduce cheltuielile cu chiria și utilitățile, însă trebuie să faci o separare clară a zonei destinate activității economice. De asemenea, este important ca în contractul de închiriere să fie menționată utilizarea spațiului pentru activitatea PFA. Nu poți deduce cheltuielile pentru întreaga locuință, doar pentru suprafața utilizată exclusiv pentru PFA.
4. Dacă sunt PFA și colaborez cu un consultant extern, care sunt condițiile pentru a deduce cheltuielile?
Cheltuielile cu consultanța externă (juridică, de afaceri, etc.) pot fi deductibile, dar trebuie să fie justificate cu un contract scris, factură pe numele PFA-ului și să fie legate direct de activitatea desfășurată. Cheltuielile de consultanță pentru elaborarea de strategii de marketing sau dezvoltare profesională sunt deducibile dacă sunt necesare pentru activitatea PFA.
5. Care sunt pașii de urmat pentru deducerea cheltuielilor legate de deplasările internaționale, dacă am clienți în alte țări?
Cheltuielile de transport și cazare pentru deplasările internaționale pot fi deduse, însă trebuie să păstrezi toate documentele justificative, inclusiv biletele de avion, rezervările de cazare și facturile pentru orice alt serviciu de transport utilizat. De asemenea, este important ca deplasarea să fie legată direct de activitatea PFA, cum ar fi întâlniri cu clienți sau participarea la evenimente profesionale. Este util sa intocmesti și un ordin de deplasare pentru o mai buna evidentă a cheltuielilor efectuate în timpul deplasărilor în interes de PFA din afara.
6. Cum influențează deducerea cheltuielilor legate de activitățile de marketing online asupra impozitului?
Cheltuielile pentru marketing online (ex: campanii pe Google Ads, Facebook Ads) pot fi deduse integral, având în vedere că acestea sunt cheltuieli directe legate de promovarea activității tale. Investițiile în publicitate pot reduce semnificativ venitul impozabil, astfel încât să beneficiezi de economii la plata impozitelor.
7. Dacă fac un împrumut pentru achiziționarea de echipamente, pot deduce dobânzile?
Da, dobânzile plătite pentru un împrumut care este utilizat în scopuri profesionale sunt deductibile, dar trebuie să ai un contract de împrumut clar care să justifice că acești bani au fost folosiți exclusiv pentru activitatea PFA. Aceste cheltuieli sunt deductibile în limita sumelor efectiv plătite, iar împrumutul trebuie să fie pe PFA.
8. Ce se întâmplă dacă nu am toate documentele justificative pentru cheltuielile deductibile?
Fără documente justificative corecte, autoritățile fiscale nu vor accepta deducerea cheltuielilor în cazul unui control. De aceea, este esențial să păstrezi facturile, bonurile fiscale și orice alt document care să dovedească legătura cheltuielii cu activitatea PFA.
9. Există vreo diferență în deducerea cheltuielilor dacă sunt PFA în IT și lucrez exclusiv cu clienți internaționali?
Nu există o diferență fundamentală în deducerea cheltuielilor pentru un PFA în IT, indiferent de localizarea clienților. Singura diferență ar putea fi că cheltuielile pentru traduceri și consultanță juridică pentru contractele internaționale sunt deductibile în cazul în care sunt necesare pentru desfășurarea activității cu clienți străini.
