Ghid: Contabilitatea în partidă simplă pentru PFA

Registre obligatorii pentru PFA

Ca PFA, trebuie să ții anumite registre obligatorii ca să arăți ce operațiuni contabile faci.

Conform legii, mai exact Ordinul Ministerului Finanțelor Publice (MFP) nr. 170/2015, dacă ții contabilitatea în partidă simplă, va trebui să folosești următoarele registre contabile:

• Registru-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b): aici notezi cronologic toate sumele pe care le încasezi și le plătești, fie în numerar, fie prin conturi bancare. La finalul fiecărei luni, totalizezi sumele înregistrate.
• Registru-inventar (14-1-2/b): în acest registru notezi toate activele și datoriile inventariate.
• Registru de evidență fiscală : în acest document contabil ții evidența tuturor veniturilor și cheltuielilor.

Contabilitatea în partidă simplă se ține în limba română și în moneda națională. Orice operațiune financiară trebuie să aibă un document justificativ, care stă la baza evidenței în contabilitate.

Contabilitatea în partidă simplă: pas cu pas

Contabilitatea în partidă simplă este un sistem folosit pentru a înregistra tranzacțiile financiare. Practic, notezi veniturile și cheltuielile într-un registru special. Dar cum se aplică, concret, acest sistem pentru PFA?

Ca să ții corect contabilitatea în partida simplă, trebuie să faci următorii pași:

1. Evidența încasărilor și plăților: în primul rând, ai nevoie de un registru-jurnal de încasări și plăți. Aici notezi cronologic toate operațiunile pe care le faci. De obicei, acest registru conține data tranzacției, ce ai făcut, suma încasată sau plătită și cum ai plătit sau încasat. Fiecare tranzacție trebuie să aibă un document justificativ, cum ar fi un bon fiscal, o chitanță sau o factură.
2. Evidența inventarului: ca să-ți desfășori activitatea, probabil ai nevoie de diverse active, cum ar fi un telefon, o mașină sau un laptop. Trebuie să ții evidența acestora într-un registru-inventar.
   În registrul-inventar PFA trebuie să notezi mijloacele fixe (echipamente cu valoare mai mare de 2.500 de lei), obiectele de inventar, datoriile și creanțele (sumele pe care le ai de încasat de la clienți).
3. Identificarea și înregistrarea veniturilor impozabile și a cheltuielilor deductibile: pentru asta, ai nevoie de registrul de evidență fiscală. La finalul fiecărui an, trebuie să notezi totalul veniturilor impozabile și al cheltuielilor deductibile. Vei folosi datele din registrul-jurnal de încasări și plăți și din registrul-inventar. Așa afli venitul net anual din activitatea ta.
4. Completarea Declarației Unice: dacă ai un PFA în sistem real, fără angajați, trebuie să depui la ANAF Declarația Unică până la data de 26 mai a anului următor plus plata taxelor pana la aceeași dată.

Finalizarea anului fiscal la PFA: ai nevoie de bilanț contabil?

Un aspect care generează confuzie în rândul antreprenorilor la început de drum este legat de faptul că firmele depun la final de an un "bilanț contabil". Se aplică regula și pentru PFA? Pentru majoritatea covârșitoare a PFA-urilor, răspunsul este simplu: nu.

Un PFA care funcționează în sistem real și folosește metoda standard de contabilitate, cea în partidă simplă, nu întocmește și nu depune bilanț contabil la ANAF. 

Procesul de finalizare al anului fiscal pentru PFA este mult mai direct:

• Îți inventariezi toate bunurile, drepturile și datoriile în Registrul-inventar.
• Calculezi venitul net anual (total venituri minus total cheltuieli deductibile) în Registrul de Evidență Fiscală.
• Raportezi veniturile realizate și taxele aferente prin depunerea Declarației Unice.

Instrumente și programe pentru contabilitatea PFA

Pentru a-ți simplifica viața de antreprenor, există diverse soluții digitale care pot prelua o mare parte din munca administrativă.

În loc să te bazezi pe foi de calcul și dosare fizice, o soluție digitală de contabilitate te poate ajuta să emiți facturi, să înregistrezi cheltuieli (uneori chiar prin simpla fotografiere a unui bon), să generezi rapoarte și să ai o imagine clară, în timp real, a sănătății financiare a PFA-ului tău. Cele mai bune soluții sunt online (bazate pe cloud), permițându-ți să accesezi datele de oriunde și oricând, direct de pe laptop sau telefon.

Cum te poate ajuta SOLO pentru contabilitate

Fie că ai deja un PFA sau te gândești să înființezi unul, SOLO este o soluție care vine în întâmpinarea celor care vor ca lucrurile să fie simple și funcționale.

De la crearea contului și înființarea PFA-ului până la facturare, gestionarea contabilității și depunerea declarațiilor, SOLO îți explică lucrurile într-un mod clar, se asigură că totul se întâmplă corect și îți răspunde oricăror întrebări sau nelămuriri.

Concret, iată ce face o soluție ca SOLO pentru tine:

• Te ajută să înființezi PFA-ul online: dacă ești la început, întregul proces de înregistrare la Registrul Comerțului sau ANAF (pentru PFI-uri) poate fi gestionat rapid și fără birocrație sau cu suport personalizat de la un expert intern. 
• Are un instrument de facturare integrat: emiți facturi direct din contul tău, cu doar câteva clicuri.
• Centralizează cheltuielile: încarci facturile și bonurile, iar platforma le organizează și le folosește pentru a calcula corect cheltuielile deductibile.
• Automatizează calculul taxelor: aceasta este partea cea mai valoroasă. Pe baza veniturilor și cheltuielilor tale, platforma calculează automat cât ai de plată pentru impozit, CAS și CASS.
• Se asigură că ai Declarația Unică depusă: Declarația Unică cu toate datele corecte și, cu acordul tău, este depusă la ANAF.

Gestionare contabilă eficientă pentru PFA

Ca să gestionezi bine contabilitatea PFA, trebuie să fii atent la câteva aspecte. Dacă ești bine organizat și ai o evidență clară a tranzacțiilor, totul va fi mai simplu și vei respecta legile fiscale. Dar care sunt cele mai bune practici pentru a-ți menține contabilitatea în ordine?

• Actualizează registrele contabile regulat: asigură-te că registrul-jurnal de încasări și plăți și registrul-inventar sunt mereu la zi. Notează fiecare tranzacție imediat ce o faci, ca să nu uiți nimic.
• Păstrează toate documentele justificative: fiecare încasare și plată trebuie să aibă un document (factură, chitanță, bon fiscal). Păstrează-le într-un loc sigur și organizează-le cronologic.
• Folosește un program de contabilitate PFA: o soluție digitală te ajută să automatizezi multe sarcini, cum ar fi generarea de rapoarte, urmărirea cheltuielilor și calcularea impozitelor. Alege un program contabilitate PFA care ți se potrivește.
• Separă banii personali de cei ai PFA-ului: fă-ți un cont bancar separat pentru PFA și folosește-l doar pentru tranzacțiile firmei. Așa vei urmări mai ușor veniturile și cheltuielile și nu le vei încurca.
• Fă-ți un buget: stabilește un buget lunar sau anual pentru PFA, ținând cont de veniturile și cheltuielile estimate. Urmărește cheltuielile și ajustează bugetul dacă este nevoie.

Citește și:

• Totul despre PFA în sistem real
• Află ce cheltuieli sunt deductibile pentru PFA
• Ce taxe plătești în 2025?