Registrul jurnal de încasări și plăți PFA: Ghid și model

Ce este registrul de încasări PFA

Registrul de încasări PFA, cunoscut și sub denumirea oficială de Registru-Jurnal de Încasări și Plăți, este un document contabil extrem de important pentru PFA-urile care țin evidența contabilă în partidă simplă. Practic, este locul unde notezi cronologic toate sumele care intră și ies din afacerea ta, fie că vorbim de bani cash sau tranzacții prin bancă.

De ce e atât de important? Ei bine, gândește-te că:

• Îți arată exact cum stau lucrurile cu banii în afacerea ta.
• Îți oferă o imagine clară a veniturilor și cheltuielilor tale și te ajută să ții o evidență a lor.
• Este verificat de autoritățile fiscale, deci trebuie să fie în regulă.

În acest registru, vei trece toate operațiunile financiare, de la banii pe care îi încasezi din activitatea ta, creditele pe care le primești sau plățile pe care le faci. A-l ține corect și la zi este o obligație legală, iar dacă nu o faci, riști să primești sancțiuni.

Cum să completezi corect registrul de încasări și plăți PFA

Iată ce trebuie să faci pentru a completa corect registrul de încasări și plăți pentru PFA-ul tău:

1. Înregistrează fiecare operațiune financiară în ordine cronologică. Notează data, numărul documentului justificativ (factură, chitanță etc.), o scurtă descriere a operațiunii și suma respectivă.
2. Folosește coloane separate pentru încasări și plăți. Astfel, vei avea o imagine clară a fluxurilor de bani.
3. Detaliază toate încasările, specificând dacă sunt venituri din activitate sau împrumuturi primite.
4. Evidențiază toate plățile pe care le faci în cadrul activității tale, indiferent dacă sunt cheltuieli cu chirii, echipamente, combustibil sau alte costuri.
5. La sfârșitul fiecărui an, totalizează încasările, plățile și calculează venitul net. Asta te va ajuta să urmărești evoluția activității tale.
6. Poți folosi un model de registru, fie pe hârtie, fie în format electronic pentru a-ți ușura munca.
7. Nu uita să păstrezi toate documentele justificative (fizic sau în format electronic) care stau la baza înregistrărilor tale. Acestea devin importante în cazul unui control fiscal.

Descarcă modelul de registru de încasări și plăți pentru PFA în format electronic de aici.

Sfaturi practice pentru gestionarea registrului de încasări PFA

Pentru a gestiona eficient registrul de încasări și plăți și a evita bătăi de cap, iată câteva sfaturi practice:

• Înregistrează tranzacțiile imediat ce le faci, sau cel puțin o dată pe săptămână. Nu lăsa să se adune, pentru că riști să uiți detalii importante.
• Folosește un format clar și bine structurat, cu coloane separate pentru fiecare tip de operațiune. Asta te va ajuta să găsești rapid informațiile de care ai nevoie.
• Păstrează toate documentele justificative într-un loc sigur și organizează-le cronologic.
• Verifică periodic dacă sumele din registru corespund cu cele încasate. Asta te va ajuta să identifici eventualele erori.
• Dacă te simți depășit de situație, poți folosi un software specializat pentru contabilitate. 
• Organizează tranzacțiile pe categorii, cum ar fi "abonamente medicale", "servicii" sau "combustibil". Asta te va ajuta să analizezi mai ușor performanța activității tale profesionale.
• Fii atent la modificările legislative și asigură-te că respecți toate reglementările fiscale în vigoare.

Erori comune și cum să le eviți în completarea registrului

Chiar și cu cele mai bune intenții, greșelile se pot întâmpla. Hai să vedem care sunt cele mai comune erori și cum le poți evita.

• Să uiți să înregistrezi o tranzacție: păstrează toate documentele și verifică-le periodic.
• Să înregistrezi greșit o sumă: verifică de două ori înainte de a trece datele în registru.
• Să nu respecți ordinea cronologică: sortează documentele înainte de a le înregistra.
• Să confuzi încasările cu plățile: fii atent la natura fiecărei tranzacții și folosește coloane separate.
• Să nu oferi detalii suficiente despre operațiune: notează întotdeauna ce reprezintă suma respectivă și numărul documentului justificativ.
• Să nu verifici periodic dacă datele din registru corespund cu cele din realitate: fă reconcilieri lunare cu sumele încasate și cheltuielile realizate.

Bonus: Tipuri de registre obligatorii pentru PFA

Ca PFA care ține contabilitatea în sistem simplu, ai nevoie de anumite registre obligatorii pentru a avea o evidență clară și corectă a activității tale.

1. Registrul-jurnal de încasări și plăți (RJIP)

Acesta este registrul de bază, despre care am vorbit și mai sus. Aici trebuie să notezi, în ordine cronologică, toate operațiunile financiare pe care le faci. Practic, fiecare încasare sau plată trebuie să aibă o linie în acest registru, cu toate detaliile necesare.

2. Registrul-inventar

În acest registru vei trece toate activele pe care le deții: de la echipamente și obiecte de inventar, până la stocurile de marfă, creanțele și datoriile tale. Trebuie să îl completezi la începutul activități PFA-ului, la sfârșitul fiecărui an și când închizi PFA-ul.

3. Registrul de evidență fiscală (REF)

Acest registru te ajută să calculezi corect impozitele pe care le ai de plătit. Aici vei trece veniturile impozabile pe care le realizezi într-un an, cheltuielile deductibile și, în final, venitul net anual impozabil.

Cum te poate ajuta SOLO

Un registru de încasări și plăți bine organizat și actualizat la zi este cheia unei evidențe contabile corecte și conforme cu legea. Dacă îi acorzi atenție suficientă vei evita problemele fiscale și vei putea gestiona într-un mod lin activitatea ta profesională.

Fie că ai deja un PFA sau te gândești să înființezi unul, SOLO este o soluție care vine în întâmpinarea celor care vor ca lucrurile să fie simple și funcționale.

De la crearea contului și înființarea PFA-ului până la gestionarea contabilității și depunerea declarațiilor, SOLO îți explică lucrurile într-un mod clar, se asigură că totul se întâmplă corect și îți răspunde oricăror întrebări sau nelămuriri.

Mai multe informații despre PFA

• Află mai multe despre PFA în sistem real vs. PFA la normă de venit.
• Citește despre PFA la normă de venit.

Descoperă mai multe informații despre PFA în sistem real.