Cum facturezi corect ca PFA? Ghid facturare

Contabilitate PFA: noțiuni de bază

Conform legii, PFA-urile țin contabilitatea în partidă simplă. Asta înseamnă că evidența PFA-ului tău se bazează pe registre și documente financiar-contabile. Odată ce ai aceste documente îți este mai ușor să determini impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate anual.

Sistemul de contabilitate PFA în partidă simplă necesită registre contabile și formulare esențiale: Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, Registrul-Inventar, Registrul de Evidență Fiscală, plus factura și chitanța.

Acum că ai o imagine clară asupra noțiunilor de bază, hai să vedem cum se aplică toate acestea în procesul de facturare.

E-factura pentru PFA

Sistemul e-Factura a devenit obligatoriu pentru toate PFA-urile din România. Această schimbare definește modul în care gestionezi relațiile comerciale cu partenerii și instituțiile publice.

E-factura pentru PFA nu reprezintă doar digitalizarea unei facturi, ci este un sistem de facturare electronică ce impune un format XML standardizat și transmiterea prin platforma ANAF. Măsura se aplică în relațiile B2B (business-to-business) și B2G (business-to-government) și din ianuarie 2025 și persoanelor fizice.

Trecerea la facturarea electronică pentru PFA aduce schimbări majore. Dacă pănă la momentul schimbării generai facturi în Excel și le trimiteai prin email, acum nu ar mai fi deloc în acord cu legea. E-factura PFA necesită un format XML, transmis prin serverele ANAF, asigurând trasabilitatea operațiunilor.

Un alt aspect important pentru e-factura în cazul unui PFA este semnătura electronică calificată. Fără ea, nu poți semna electronic facturile și nu respecți cerințele legale. Semnătura electronică trebuie obținută de la un furnizor acreditat și înregistrată la ANAF.

Pe lângă această digitalizare a facturării, alegerea unei aplicații de facturare a devenit la fel de importantă. Aplicația trebuie să genereze automat fișierul XML necesar pentru e-factura PFA și să faciliteze transmiterea către ANAF.

Acum că ai înțeles cum funcționează e-factura, hai să vedem cum emiți corect o factură ca PFA, pas cu pas.

Cum să emiți corect o factură ca PFA

Emiterea corectă a unei facturi ca PFA te protejează în cazul unui control fiscal și îți asigură o evidență contabilă organizată pentru PFA-ul tău. 

Orice factură emisă de un PFA în 2025 trebuie să conțină în mod obligatoriu următoarele informații pentru a fi validă din punct de vedere legal:

1. Informații de identificare a facturii:

• Seria și Numărul Unic: fiecare factură trebuie să aibă un număr unic, dintr-o serie stabilită de tine. Numerotarea trebuie să fie secvențială, fără omisiuni sau duplicate pe parcursul unui an fiscal (ex: SOLO2025-001, SOLO2025-002 etc.).
• Data Emiterii: ziua în care factura este creată și trimisă clientului.

2. Datele Tale (furnizor / emitent):

• Denumirea completă: numele tău complet, urmat de mențiunea "Persoană Fizică Autorizată" sau "PFA" (ex: Popescu Ion Persoană Fizică Autorizată).
• Adresa sediului profesional: adresa exactă, așa cum este înregistrată la Registrul Comerțului.
• Codul de Identificare Fiscală (CIF): acesta este CUI-ul PFA-ului tău.

3. Datele Clientului (beneficiar):

• Pentru persoane juridice (SRL, alt PFA): denumirea completă, adresa sediului și Codul de Identificare Fiscală (CIF/CUI).
• Pentru persoane fizice: numele complet și adresa de domiciliu.

4. Descrierea serviciilor sau a produselor:

• Denumirea: o descriere clară și specifică a serviciului prestat sau a bunului vândut (ex: "Servicii de consultanță marketing - luna septembrie 2025", nu doar "Consultanță").
• Unitatea de măsură: buc. (bucăți), ore, luni, etc.
• Cantitatea: numărul de unități vândute/prestate.

5. Informațiile financiare:

• Prețul Unitar (fără TVA): costul pentru o singură unitate de produs/serviciu.
• Valoarea Totală (fără TVA): rezultatul înmulțirii dintre cantitate și prețul unitar.
• Cota de TVA:
  • Dacă ești PFA neplătitor de TVA (cazul cel mai comun), vei trece cota de 0% sau vei adăuga mențiunea "Scutit de TVA".
  • Dacă ești plătitor de TVA, vei trece cota aplicabilă (ex: 19%, 9%, 5%).
• Valoarea TVA: Suma totală a taxei pe valoarea adăugată.
• Total de Plată: Suma finală pe care clientul trebuie să o achite (Valoarea Totală + Valoarea TVA).

Semnătura și ștampila fizică a furnizorului nu mai sunt obligatorii, conform modificărilor legislative. Totuși, asigură-te că toate celelalte informații sunt complete și corecte.

Cu SOLO facturezi simplu către companii sau persoane fizice direct din contul tău, iar noi ne ocupăm de standardizare XML și trimitere în SPV-ul tău.

Cum facturezi ca PFA folosind SOLO

Dacă ești utilizator SOLO, procesul devine mult mai simplu, rapid și automatizat, eliminând riscul erorilor umane. Iată pașii exacți pentru emiterea unei facturi. 

Ai două opțiuni:

• Opțiunea A: Din secțiunea facturi
  1. Intră în secțiunea Facturi.
  2. Click pe butonul Emite factură.
  3. Se va genera o factură pre-completată cu:
     • Serie și număr alocate automat și secvențial.
     • Monedă selectabilă (lei, euro, dolari, lire).
     • Date modificabile (data emiterii și data scadenței).
  4. Alege clientul: poți selecta unul existent sau adăuga unul nou.
     • Persoană juridică din România: Introduci CUI-ul și datele se preiau automat.
     • Persoană juridică internațională: completezi denumirea, codul VIES, adresa etc.
     • Persoană fizică: Completezi numele, CNP, datele din buletin și adresa.
  5. Adaugi serviciile prestate, prețul și selectezi TVA (pentru neplătitori, este implicit 0%).
  6. Apasă Emite factură.
  7. Platforma generează automat atât PDF-ul facturii, cât și fișierul XML pentru e-Factura.
  8. Factura este trimisă automat în sistemul național e-Factura în maximum 48 de ore, fără nicio acțiune suplimentară din partea ta.
• Opțiunea B: direct din Dashboard
  1. Click pe Caută sau adaugă un client.
  2. Selectează clientul sau adaugă unul nou.
  3. Urmează pașii 4-8 de mai sus pentru a emite factura.

În contextul e-factura, semnătura electronică devine esențială. Să vedem de ce și cum o poți obține.

Semnătura electronică pentru PFA în 2025

În 2025, semnătura electronică este obligatorie pentru orice PFA.

Semnătura electronică e echivalentul digital al semnăturii olografe, oferind aceeași valoare juridică și garanții de autenticitate pentru documentele electronice. În contextul e-factura, aceasta asigură că facturile tale electronice sunt legale și acceptate.

Semnătură electronică calificată trebuie obținută de la un furnizor acreditat, să îndeplinească standardele europene de securitate și să fie recunoscută de autoritățile române. Înregistrarea la ANAF e obligatorie pentru a o utiliza în relația cu autoritățile și pentru transmiterea facturilor.

La SOLO ne conectăm la SPV pentru tine, pentru a te scăpa de stresul birocratic și nevoia de a cumpăra semnătură electronică.

Simplificarea facturării PFA: pași următori

Acum ai o imagine de ansamblu asupra facturării corecte ca PFA, de la contabilitate de bază la e-factura și semnătura electronică.

Următorul pas este să te asiguri că aplici aceste cunoștințe în activitatea ta zilnică. Verifică dacă registrele tale sunt corect completate, dacă facturile respectă toate cerințele legale și dacă ești pregătit pentru tranziția la e-factura.

Nu uita să consulți periodic legislația fiscală pentru a fi la curent cu ultimele modificări. Implementând aceste sfaturi, vei evita problemele cu autoritățile și vei avea o evidență contabilă clară și organizată.

Greșeli frecvente în facturare și cum să le eviți

1. Serie și număr incorecte: cea mai comună greșeală este întreruperea secvenței sau duplicarea unui număr. O platformă de facturare elimină complet acest risc.
2. Date de identificare lipsă sau greșite: o literă greșită în CUI-ul clientului poate face factura invalidă. Verifică întotdeauna datele de două ori.
3. Descrieri vagi: "servicii conform contract" nu este suficient. Descrie pe scurt natura serviciului prestat pentru a evita orice neclaritate.
4. Neîncadrarea în termenul e-factura: din 2024, ai obligația legală să transmiți facturile B2B în sistemul RO e-Factura în maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Utilizarea unei platforme automate precum SOLO te scapă de această grijă.

Pentru a clarifica orice nelămurire, am pregătit o secțiune cu întrebări frecvente despre facturarea prin PFA.

Întrebări frecvente despre emiterea facturilor prin PFA

Facturarea PFA și sistemul e-factura ridică întrebări practice. Această secțiune abordează cele mai frecvente intrebări și oferă clarificări pentru a te ajuta să îți gestionezi obligațiile fiscale și administrative.

Ce înseamnă exact e-factura și de ce este importantă pentru PFA-uri?

E-factura este un sistem de facturare electronică ce utilizează un format XML standardizat și necesită transmiterea prin platforma ANAF. Din 1 ianuarie 2024, sistemul e obligatoriu pentru toate PFA-urile în relațiile cu alte entități și instituții publice, conform Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 120/2021.

Cum mă pot conforma cerințelor e-Factura ca PFA?

Conformarea cu e-Factura necesită trei pași. Obține o semnătură electronică calificată de la un furnizor acreditat și înregistreaz-o la ANAF. Apoi, adoptă o aplicație de facturare care generează facturi în format XML conform standardelor ANAF. În final, transmite facturile prin sistemul oficial, renunțând la metodele tradiționale.

Ce informații obligatorii trebuie să conțină o factură PFA?

O factură PFA completă trebuie să includă numărul de ordine unic, data emiterii și data prestării serviciilor sau livrării bunurilor. De asemenea, datele complete de identificare ale PFA-ului și ale clientului, inclusiv codurile de identificare fiscală. Descrierea bunurilor sau serviciilor, baza de impozitare, prețul unitar și cota de TVA completează informațiile.

Există consecințe pentru neutilizarea sistemului e-factura?

Da. Nerespectarea obligației de a transmite facturile prin sistemul e-Factura în termenul legal (5 zile lucrătoare de la data emiterii) se sancționează cu amenzi. Perioada de grație în care nu s-au aplicat amenzi s-a încheiat la 31 mai 2024

Cum obțin o semnătură electronică și cât costă?

Semnătura electronică se obține de la furnizorii acreditați, iar costurile variază. După achiziționare, înregistrează semnătura la ANAF pentru a o utiliza în relația cu autoritățile. Înregistrarea e gratuită și se poate realiza online.

Pot continua să folosesc Excel pentru facturare în era e-factura?

Utilizarea directă a Excel-ului pentru facturarea PFA în contextul e-factura nu e posibilă, deoarece sistemul ANAF acceptă doar fișiere XML. Totuși, poți utiliza Excel pentru date interne, dar vei avea nevoie de o aplicație specializată care să convertească informațiile în formatul XML necesar.

Cum te poate ajuta SOLO

Fie că ai deja un PFA sau te gândești să înființezi unul, SOLO este o soluție care vine în întâmpinarea celor care vor ca lucrurile să fie simple și funcționale.

De la crearea contului și înființarea PFA-ului până la facturare, gestionarea contabilității și depunerea declarațiilor, SOLO îți explică lucrurile într-un mod clar, se asigură că totul se întâmplă corect și îți răspunde oricăror întrebări sau nelămuriri.