e-Factura: 10 pași pentru înregistrarea în SPV ca persoană juridică

Pregătirea documentației

1. Achiziționează o semnătură digitală pentru a putea certifica autenticitatea documentelor tale. Noi am testat mai multe astfel de servicii și am avut cea mai bună experiență cu Trans Sped:

1. Intră pe site-ul Trans Sped
2. Selectează tipul de certificat dorit (pentru o perioadă de minim un an). 
   1. Dacă folosești Windows, poți alege între fizic (dispozitiv criptografic / token) sau cloud;
   2. Dacă ai Apple, alege fizic (dispozitiv criptografic / token).
3. Selectează identificarea video (funcționează doar în timpul săptămânii între 9 și 17).
4. Completează formularul. Nu uita să:
   1. Sari peste pasul “Informații Organizație”;
   2. Completezi datele PFA-ului în pasul de plată;
   3. Folosești codul de discount de la SOLO.

Achiziția semnăturii digitale trebuie să fie pe numele tău, pe persoană fizică.

2. Instalează semnătura digitală pe calculator sau laptop. Poți citi mai multe aici. 

3. Descarcă și instalează Adobe Acrobat Reader, o aplicație gratuită de citire a documentelor prin care semnătura digitală poate fi aplicată. Găsești aici versiunea pentru Windows (32 bits) și aici pe cea pentru MacOS.

4. Descarcă acest formular pe calculator și deschide-l doar cu Adobe Acrobat Reader. Dacă îl deschizi în alt program (inclusiv in browser) sau pe telefon, acesta va afișa un text temporar care îl face imposibil de folosit. 

5. Completează formularul cu numele și adresa ta de e-mail așa cum le-ai folosit și la achiziția semnăturii digitale, iar apoi semnează documentul în Adobe Reader, doar la secțiunea “Semnătură utilizator” de pe prima pagină. În partea de jos, pe a doua pagină, documentul va trebui semnat de furnizorul de la care ai cumpărat semnătura digitală.

6. Trimite documentul semnat de tine la furnizorul tău de semnătură digitală pentru a fi semnat de către ei. La Trans Sped, adresa de email este confirmare@transsped.ro. În perioada asta, furnizorii de certificate digitale sunt destul de aglomerați și poate să dureze câteva zile ca documentul să se întoarcă.

7. Pregătește arhiva cu actele necesare pentru crearea contului. Este nevoie să ai pe calculator o poză cu buletinul tău și o poză cu certificatul de înregistrare a PFA-ului, pe care îl găsești în contul SOLO. Pe acestea trebuie să le pui într-o arhivă .ZIP.

Crearea contului SPV

8. Crează-ți cont în SPV (Spațiu Privat Virtual) accesând acest link. Va trebui să introduci CUI-ul PFA-ului tău și aceeași adresă de e-mail pe care ai folosit-o la achiziția semnăturii digitale. De asemenea, tot în acest pas trebuie să încarci arhiva .ZIP cu actele menționate mai sus și documentul de confirmare semnat de tine și de furnizorul tău de semnătură digitală. Vei primi un e-mail cu un cod de verificare pe care trebuie să îl completezi pentru a finaliza cererea de înscriere.

9. Așteaptă să primești confirmarea de la ANAF, care, din experiența noastră, poate dura câteva zile lucrătoare.

10. După primirea e-mailului de confirmare, sincronizarea contului va mai dura probabil încă câteva ore. De acum, vei avea acces în SPV și vei putea încărca sau vizualiza e-facturi.

Procesul este unul complex, de aceea este important să îți dai timpul necesar pentru a trece prin toți pașii. Dacă nu vrei să investești timpul și energia ta în acest demers, hai cu PFA-ul la SOLO și ne ocupăm noi de tot, de la deschiderea contului la sincronizarea facturilor în formatul standardizat. 

Alte beneficii ale SPV ca persoană juridică

Utilizarea SPV ca persoană juridică aduce și beneficii suplimentare, pe lângă simpla conformitate fiscală. Iată câteva avantaje care te pot interesa:

1. Securitate îmbunătățită: Prin Spațiul Privat Virtual, mijloacele de identificare personală și mijloacele electronice de transmitere a informației asigură un nivel ridicat de securitate pentru toate tranzacțiile și documentele tale. Acest lucru reduce semnificativ riscul de fraudă sau eroare umană.
2. Acces rapid la informații: Prin intermediul SPV ai acces imediat la actele administrative fiscale și alte documente necesare, cum ar fi adeverințe de venit, orice decizie de impunere sau alte acte emise la cerere. Asta înseamnă că poți obține rapid informațiile necesare fără a te deplasa fizic la instituțiile statului.
3. Digitalizarea proceselor: Accesul in SPV permite digitalizarea documentelor precum declaraţia fiscală sau o mai ușoară comunicare cu Ministerul Finanţelor. Acest lucru te ajută să economisești timp prețios pe care să îl folosești în alte aspecte alte afacerii tale.
4. Transparență și conformitate: Spațiul Privat Virtual asigură o mai bună conformitate cu cerințele regulamentului UE, prin procese standardizate și transparente care respectă termenii și reglementările actuale.
5. Accesul la servicii noi: Prin înregistrarea în SPV ai acces la servicii și funcționalități noi pe măsură ce sunt adăugate în sistem, precum certificatul de atestare fiscală sau alte certificate care pot fi necesare.

Prin aceste beneficii, Spațiul Privat Virtual devine un instrument esențial nu doar pentru conformitatea fiscală, ci și pentru eficientizarea și securizarea gestionării afacerii tale.